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Aufgabenverwaltung

Eine Aufgabe besteht aus einer Beschreibung, sowie ein oder mehreren Aktionen. Durch ein oder mehrere Trigger wird bestimmt, in welchem Intervall oder unter welcher Bedingung eine Aufgabe fällig ist. Durchgeführte Aufgaben werden im Aufgabenjournal protokolliert.

Aufgaben einsehen

Sobald das optionale Add-On gebucht wurde, erscheint das Symbol im Kopfbereich. Klickt man auf das Aufgabensymbol, erscheinen die fälligen Aufgaben. Klickt man auf Alle Aufgaben erscheint ein Dialog zur Verwaltung aller Aufgaben.

Aufgabe definieren

Klicken Sie im Aufgaben verwalten Dialog auf Neue Aufgabe erstellen. Im sich öffnenden Dialog können folgende Einstellungen definiert werden.

Name Name der Aufgabe, welcher in der Liste der auszuführenden Aufgaben erscheint.
Beschreibung Beschreibung, was vom ausführenden Benutzer zu erledigen ist.
Verantwortliche Personen

Eine Aufgabe kann optional bestimmten Nutzern zugewiesen werden. Nur diesen Benutzern wird die Aufgabe angezeigt, wenn sie fällig ist.

Trigger

Mit Trigger hinzufügen können ein oder mehrere Bedingungen definiert werden, wann die Aufgabe fällig wird. Die Aufgabe wird als fällig angezeigt, sobald die Bedingung eines Triggers erfüllt ist.

Aktionen

Einer Aufgabe können beliebig viele Aktionen hinzugefügt werden. Sie geben dem Benutzer Anweisungen und erfordern Eingaben, die im Journal abrufbar sind. Jede Aktion kann als Erforderlich gekennzeichnet werden, sodass die Aufgabe nur dann abgeschlossen werden kann, wenn die Eingabe erfolgt ist.

Aufgabenjournal

Über das Symbol gelangen Sie zum Journal der jeweiligen Aufgabe. Es zeigt eine Liste mit Zeitstempel und Benutzer aller Aufgabendurchführungen. Mit dem Symbol kann ein PDF-Report angefertigt werden. Klick man auf das Symbol, werden die Details angezeigt.

Tipp: Mit der Checkbox vor jeder Zeile können mehrere Einträge markiert werden. Die markierten Einträge können dann gesammelt in ein PDF-Dokument oder in ein Excel-Dokument exportiert werden.